Autoverhuur: ook voor professionals en bedrijven een onmisbare tool

Maar voor bedrijven en professionals zijn er nog een heleboel andere scenario’s waarin huurwagens van pas kunnen komen.

• Kosten
• Wanneer dan wel?
• Als aanloopwagen
• Abonnementen
• Uitzonderlijke omstandigheden

Leasing is natuurlijk al veel langer dan vandaag ingeburgerd bij bedrijven. De praktijk zorgt ervoor dat ze hun werknemers mobiel kunnen houden, zowel wat auto’s betreft als bestel- en ook vrachtwagens, zonder daarbij hun ‘core business’ uit het oog te verliezen. Bij het beheer van een wagenpark komt immers heel wat kijken, zowel op financieel als administratief vlak, om nog maar te zwijgen van het praktische beheer van de voertuigen bij onderhoud, bandenwissels, schade en verkoop eens het voertuig niet meer nodig is. Leasing, en dan meer specifiek operationele leasing, waarbij de leasemaatschappij zowat het hele proces en de kosten voor zijn rekening neemt tegen een vaste maandelijkse kost en een factuur voor de getankte brandstof, is voor veel bedrijven dan ook een evidente keuze. Maar terwijl een leasingcontract meestal over een middellange termijn loopt en de mate van flexibiliteit tijdens die looptijd beperkt is, ligt dat bij autoverhuur anders.

Kosten

Een auto huren is door het oog van een leek bekeken ongeveer hetzelfde als een leasecontract, alleen dat het een beperkter engagement van de huurder impliceert. Dat klopt in grote lijnen, al zijn er boekhoudkundig natuurlijk wel verschillen waar we hier niet over uitweiden. Het beperktere engagement van de huurder is een feit omdat je een auto over het algemeen immers voor een kortere periode huurt dan leaset. Bovendien heb je ook niet al te veel verplichtingen, tenzij het voertuig in perfecte staat terugbrengen – of eventuele opgelopen schade vergoeden als je daar niet voor verzekerd bent. Daartegenover staat dat huren over het algemeen meer kost dan leasen, net omdat de gebruiksperiode korter is en de verhuurder allerhande administratieve stappen en controles moet zetten, en er ook voor moet zorgen dat het voertuig opnieuw verhuurd geraakt. Er zijn dus meer periodes van stilstand, die financieel gecompenseerd moeten worden door de prijs die aangerekend wordt wanneer het voertuig wel verhuurd is. Veelvuldig en doorlopend een auto huren is dus misschien niet de ideale oplossing, tenzij je met de verhuurder een overeenkomst kan afsluiten voor een lagere huurprijs omdat je de auto langer bijhoudt.

Wanneer dan wel?

Wat is voor bedrijven dan wel de perfecte manier om een huurauto in te zetten? Om behoeftes op korte termijn in te vullen of om tijdelijke situaties op te vangen. Net zoals je een auto huurt wanneer je in het buitenland op verplaatsing bent, kan je als bedrijf bijvoorbeeld een auto huren wanneer je werknemers uit het buitenland op bezoek hebt en hen mobiel wil houden. Maar huurauto’s zijn ook voor eigen gebruik praktisch, bijvoorbeeld tijdens piekperiodes. Zijn er drukke periodes waarbij je plots veel meer personeel hebt dat zich moet kunnen verplaatsen? Dan kan je een verhuurbedrijf aanspreken om die tijdelijke behoefte in te vullen. Dat is bijvoorbeeld ook handig voor bedrijven die aan huis leveren en tijdens piekperiodes veel meer huisbezoeken moeten doen, zonder daarvoor het hele jaar één of meerdere voertuigen in de vloot te moeten hebben. Denk maar aan traiteurs of pakjesleveranciers die tussen ‘Black Friday’ en de eindejaarsperiode overuren kloppen en veel extra tijdelijk personeel inschakelen. Op tijd op zoek gaan is daarbij de boodschap, want in bepaalde periodes is iedereen in dezelfde sector natuurlijk op zoek zoek naar voertuigen. En ook al zijn verhuurders over het algemeen voorbereid op die stijgende vraag, op tijd starten met de zoektocht levert zonder twijfel een goedkoper of beter aangepast voertuig op.

Als aanloopwagen

De afgelopen jaren liepen onder andere door de chiptekorten na de coronacrisis de levertijden voor nieuwe auto’s stevig op. Dat betekende dat ook bedrijven fors langer moesten wachten op hun nieuwe auto’s. Over het algemeen is dat geen al te groot probleem voor de vervanging van een bestaand voertuig, dat kan in de meeste gevallen gewoon langer bijgehouden worden in afwachting van de levering van een nieuw voertuig, ook wanneer het om een leasewagen gaat – leasemaatschappijen stellen zich in dat geval meestal flexibel op. Maar wat wanneer het bestaande voertuig schade oploopt en niet meteen vervangen kan worden door een nieuw exemplaar, of wanneer er een nieuwe werknemer start en er lang gewacht moet worden op de levering van een pas besteld voertuig? Ook in die situaties kan een huurwagen handig zijn. Als je een leasecontract hebt, kan de leasemaatschappij misschien een aanloopwagen ter beschikking stellen, maar als je alles in eigen beheer doet, kan een huurauto via een verhuurmaatschappij of via een dealer soelaas bieden. Ook dealers schrijven immers auto’s in om te gebruiken als vervangwagen of om klanten te depanneren in afwachting van levering. Het kan voor hen ook een manier zijn om hun stock te optimaliseren en bepaalde modellen eerst in te zetten als huurwagen om ze vervolgens met korting te verkopen, eerder dan ze gewoon gloednieuw met korting te moeten kwijt geraken aan klanten. Stel dus ook de vraag aan je garage als je op zoek bent naar een huurwagen.

Abonnementen

Naast traditionele huurauto’s maken ook ‘auto-abonnementen’ hun opwachting de laatste jaren. Het verschil met een huurauto is klein, maar bij de abonnementen huur je een auto meestal per maand, waarbij hij maandelijks opzegbaar is, en de maandprijs over het algemeen het midden houdt tussen een duurdere huurauto die je een maand houdt en de maandprijs van een leasewagen die je over het algemeen enkele jaren houdt. Één van de eerste merken die startte met een auto-abonnement is Lynk & Co, een merk van de Chinese Geely-groep waartoe onder andere ook Volvo, Polestar en Lotus behoren. Ook Volvo ontwikkelt trouwens een gelijkaardig aanbod voor zijn nieuwe kleine elektrische SUV, de EX30. Het voordeel is dat je via de app van het merk makkelijk een abonnement kan afsluiten, en na een maand kosteloos kan opzeggen of gewoon verder huren voor zolang je een auto nodig hebt. Bovendien bestaat ook de mogelijkheid om de huurauto via de app zelf aan andere gebruikers te verhuren om zo een deel van het maandelijkse huurgeld te recupereren. Praktisch wanneer een auto vaak stilstaat en je andere mensen wil helpen – tegen een vergoeding uiteraard.

Uitzonderlijke omstandigheden

Daarnaast kan een huurauto natuurlijk ook praktisch zijn voor uitzonderlijke omstandigheden. Voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben bijvoorbeeld, maar wel tijdelijke verplaatsingen moeten doen. Of tijdens een teambuilding, waarbij een minibus om een grotere groep te vervoeren misschien praktischer is dan iedereen zelf te laten rijden – zeker wanneer er alcohol geserveerd is en je er als werkgever voor wil zorgen dat iedereen veilig thuis geraakt. En nu we het toch over beloningen voor werknemers hebben: waarom geen sportieve auto, cabrio of luxewagen huren om je beste werknemers te belonen en te trakteren op een weekendje puur genieten op vier wielen? Er zijn verhuurmaatschappijen die met het oog op dit gebruik specifiek dit soort auto’s in hun aanbod hebben. Of wat dacht je van het huren van een auto met verbrandingsmotor voor werknemers die met een elektrisch model rijden en een verre autovakantie maken. De oplaadmogelijkheden onderweg zijn over het algemeen verbeterd, maar veel bestuurders kijken nog op tegen de laadstress en het bijhorende tijdverlies van opladen onderweg. Bovendien zou een auto met verbrandingsmotor wel eens minder kunnen kosten dan een elektrische auto die over lange afstand gebruik moet maken van dure snelladers. Bekijk dus wat de mogelijkheden zijn en wat die je zullen kosten, maar check ook met je sociaal secretariaat wat de eventuele gevolgen op fiscaal vlak zijn.