Kilometervergoeding: all-in compensatie voor werkverplaatsingen

Inhoud

• Bedrijfswagen vs kilometervergoeding
• Kilometervergoeding: welk bedrag?
• Voor welke kilometers?
• Conclusie

Bedrijfswagen vs kilometervergoeding

Als je verplaatsingen moet doen in het kader van je job, dan kan het zijn dat je werkgever een auto ter beschikking stelt. Het kan daarbij gaan om gedeelde auto die gebruikt wordt voor specifieke welomschreven opdrachten, ofwel een bedrijfswagen die je permanent mag gebruiken. Een alternatief is dat je je verplaatst met je eigen wagen, en daarvoor een vergoeding krijgt. We bekijken eerst het verschil tussen beide systemen.

Bedrijfswagen

In België rijden er heel wat mensen rond met een bedrijfswagen die door de werkgever ter beschikking gesteld wordt. Het gaat daarbij ofwel om een salariswagen, een voertuig dat puur dient als een soort verloning en dat voornamelijk gebruikt wordt voor privéverplaatsingen, ofwel om een functiewagen. Die laatste wordt voornamelijk gebruikt voor de uitoefening van de job, bijvoorbeeld om klanten te bezoeken.

Of je nu met een salariswagen rijdt of een functiewagen, je betaalt aan de overheid een belasting op het privégebruik van die wagen. Bij een personenwagen is dat een forfaitair bedrag dat berekend wordt op basis van de voertuigwaarde, brandstofsoort, CO2-uitstoot en de leeftijd van de wagen. Aan de hand van die parameters wordt het ‘Voordeel Alle Aard’ berekend, waar dan een belasting op geheven wordt die vergelijkbaar is met de belasting op je loon. Bij een bestelwagen die je ter beschikking krijgt en die je ook mag gebruiken voor privéverplaatsingen, geldt geen forfaitaire berekening maar wordt de werkelijke waarde van het privégebruik belast. Maak daarover met je werkgever afspraken die steek houden bij een eventuele belastingcontrole.

Kilometervergoeding

Maar wat als je nu voor het werk de weg op moet en je werkgever stelt geen wagen ter beschikking? Dan kan je dat doen met je privéwagen, maar in dat geval is je werkgever wettelijk verplicht om je daarvoor te vergoeden. De kilometervergoeding is daarvoor een veelgebruikt systeem waarbij je op de betaalde bedragen geen belasting betaalt, als het tenminste binnen de wettelijke bepalingen blijft. De kilometervergoeding is een forfaitair bedrag dat je werkgever betaalt per kilometer die je rijdt in opdracht van je werk. De bedoeling is dat die vergoeding de kost dekt die het gemiddeld kost om met een modale auto een kilometer af te leggen. Het dekt dus in theorie niet alleen de kost van de brandstof (benzine, diesel, stroom, ...), maar ook het onderhoud, de afschrijving, de belastingen en de verzekering.

Omdat dit een vergoeding is voor het gebruik van een privéwagen, wordt het niet beschouwd als loon en wordt het dus ook niet belast. Om misbruik te voorkomen, heeft de wetgever echter een reeks voorwaarden gekoppeld aan de kilometervergoeding, zoals het soort verplaatsingen en het bedrag waarop je recht hebt per gereden kilometer zonder dat je op de vergoeding belastingen moet betalen. Dat bekijken we verder in dit artikel.

Kilometervergoeding: welk bedrag?

Welke vergoeding je werkgever per kilometer betaalt, hangt in een aantal gevallen af van de akkoorden die gelden voor de sector waarin je werkt. Maar ongeacht hoeveel je krijgt, zijn er limieten aan de bedragen die je per kilometer belastingvrij uitbetaald kan krijgen.

Wettelijk bepaalde maxima

Vroeger werd er standaard gewerkt met een jaarlijks geïndexeerd bedrag dat één keer per jaar gepubliceerd werd en voor een jaar geldig was. Sinds de energiecrisis en de sterk fluctuerende brandstofprijzen, is er echter ook een bedrag dat elk kwartaal geïndexeerd wordt om er op die manier voor te zorgen dat de belastingvrije kilometervergoeding je als werknemer geen nadeel berokkent. Afhankelijk van de sector waarin je werkt, wordt ofwel de jaarlijks geïndexeerde of de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding gebruikt. Tenminste, als er op sectorniveau of op lokaal niveau geen andere afspraken gemaakt zijn, met bijvoorbeeld een lager of een hoger bedrag per kilometer. Maar dat is eerder een uitzondering dan de regel, en in dat geval zal het extra bedrag per kilometer niet belastingvrij zijn.

Huidige bedragen

De meest recente bedragen in maart 2024 zijn € 0,4269/km voor de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding en € 0,4280/km voor de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding. Dat laatste bedrag wordt eind juni 2024 geïndexeerd en is dan opnieuw een jaar lang geldig. Let wel, dit zijn wettelijk bepaalde belastingrije maximumbedragen. Je werkgever kan je een lager bedrag geven, waarbij je kan proberen om te bewijzen dat je kosten hoger liggen. Vraag dus wat je werkgever voorziet.

Kilometers bijhouden

Om de kilometervergoeding te claimen bij je werkgever, moet je uiteraard het aantal gereden professionele kilometers bijhouden. Je mag ervan uitgaan dat je werkgever een manier heeft om die vergoeding aan te vragen, en er dus een aanvaarde manier is om die kilometers te bewijzen die ook voor de fiscus steek houdt. Hou er rekening mee dat het forfait door de fiscus aanvaard wordt voor een totaal van maximum 24.000 kilometer per jaar. Rij je meer, dan geldt het forfait niet meer en kan de fiscus vragen om de gereden kilometers te bewijzen, bijvoorbeeld aan de hand van tankbewijzen, de kilometerstand van je auto, het onderhoud, …

Weet dat er apps bestaan om een transparante kilometerregistratie bij te houden. Voorziet je werkgever die mogelijkheid niet, dan kan je altijd overwegen om zelf aan de slag te gaan met een app, waarvan vaak ook gratis versies bestaan. Al was het maar voor je eigen gemoedsrust en het gemak.

Kan je werkgever meer geven?

Is de werkelijke kilometerkostprijs van je auto lager dan de vergoeding die je krijgt, dan heb je geluk. Heb je meer kosten, dan heb je pech. Tenzij je werkgever beslist om je een hoger bedrag per kilometer toe te kennen, maar in dat geval zal de fiscus het het gedeelte dat hoger ligt dan het wettelijke maximum belasten als loon. Tenzij je kan aantonen dat een kilometer je in werkelijkheid meer kost dan het wettelijk bepaalde maximum, maar dat kan de nodige moeite kosten. Vraag dan ook wat de fiscale gevolgen zijn, want het zou wel eens een vergiftigd geschenk kunnen zijn.

Voor welke kilometers?

De wettelijk bepaalde belastingvrije kilometervergoeding is enkel van toepassing voor werkgerelateerde verplaatsingen. Klanten bezoeken, naar de luchthaven rijden wanneer je op zakenreis gaat, je verplaatsen naar een seminarie, goederen ophalen… Als het maar in het teken staat van de uitoefening van je beroep.

En woon-werkverkeer?

Je verplaatsingen tussen je woning en je werkplek worden niet beschouwd als professionele verplaatsingen. Dat neemt niet weg dat je werkgever je hiervoor een vergoeding kan geven, maar die staat eigenlijk los van het systeem van de kilometervergoeding. Ook de vergoeding voor woon-werkverkeer is gebonden aan fiscale regels, met name wat de fiscale aftrek betreft. Op die manier wil de fiscus voorkomen dat de vergoeding gebruikt wordt om op een fiscaal voordelige manier loon uit te keren. De fiscale aftrek (of de belastingvrije som) verschilt naargelang het gaat om een forfaitaire vergoeding of een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten.

Bij de forfaitaire vergoeding geldt er een belastingvrije som van 470 euro (aanslagjaar 2024, inkomsten 2023). Geeft je werkgever meer, dan wordt je daar dus op belast. Krijg je van je werkgever een kost per werkelijk gereden kilometer voor je woon-werkverkeer, dan wordt die vergoeding sowieso belast. Je mag in dat geval wel je kosten voor woon-werkverkeer aftrekken van je belastingen, en dat voor een bedrag van € 0,15 per kilometer. Maar nogmaals: het woon-werkverkeer staat los van de kilometervergoeding waarover we het in dit artikel hebben.

Uitzondering: woon-werkverkeer met de fiets

Een uitzondering op de regel van de uitsluiting van woon-werkverkeer voor de kilometervergoeding geldt wanneer je je met de fiets verplaatst. In dat geval mag ook het woon-werkverkeer forfaitair vergoed worden. Omdat een fiets over het algemeen minder kost dan een auto, het onderhoud goedkoper is en je ook geen brandstof moet betalen, geldt voor de fietsvergoeding een lager forfaitair bedrag van 0,35 cent per kilometer. Er geldt wel een belastingvrij maximum van 3.500 euro per jaar voor de fietsvergoeding, of 10.000 km. Daarboven zal je belast worden zoals je belast wordt op loon.

Conclusie

Hoewel het stelsel van de bedrijfswagen over het algemeen een vrij gunstig alternatief is voor loon, krijgt niet elke werknemer er één. Moet je toch verplaatsingen doen voor je werk en kan je werkgever ook niet tijdelijk een voertuig ter beschikking stellen om die verplaatsing te doen, dan is hij verplicht om je een vergoeding te geven die verbonden is aan een aantal fiscale regels.